Opis stanowiska kierownika biura

Bezpłatna biblioteka techniczna

INSTRUKCJE PRACY
Darmowa biblioteka / Ochrona pracy / Opisy stanowisk pracy

Opis stanowiska kierownika biura. Pełny dokument

Ochrona pracy

Ochrona pracy / Opisy stanowisk pracy

Komentarze do artykułu

I. Postanowienia ogólne

Kierownik biura należy do kategorii specjalistów Spółki, których głównymi zadaniami jest wsparcie organizacyjne i dokumentacyjne działań zarządczych.
Kierownik biura jest powoływany na stanowisko i odwoływany z niego zarządzeniem Dyrektora Generalnego Spółki.
Kierownik biura podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu.
Kierownik biura podlega kierownikowi sprzątania, kierowcy, kurierowi i sprzątaczce.
Kierownik biura prowadzi dokumentację kadrową w okresie czasowej nieobecności (choroba, urlop) kierownika działu personalnego.
W okresie tymczasowej nieobecności (choroba, urlop) kierownik działu kadr zastępuje kierownika biura.
Kierownik biura w swoich działaniach kieruje się:

akty ustawodawcze Ukrainy;
Statut Spółki;
Regulamin wewnętrznego rozkładu czasu pracy;
Regulaminy działów Spółki;
nakazy zarządzania;
materiały regulacyjne i metodyczne do organizacji pracy biurowej;
niniejszy opis stanowiska pracy.

Osoby z wykształceniem wyższym, niepełnym wyższym lub średnim specjalistycznym i co najmniej rocznym stażem pracy na podobnym stanowisku, posiadające wiedzę z zakresu pracy biurowej, obsługi urządzeń biurowych (faks, kopiarka, skaner, drukarka), programów Microsoft Office, kultury pracy i biznesu powołany na stanowisko kierownika biura etyka.
Kierownik biura musi wiedzieć:

struktura organizacyjna i pracownicy Spółki;
regulaminy, zarządzenia i procedury wewnętrzne Spółki;
funkcje i zadania oddziałów Spółki;
obowiązki funkcjonalne pracowników działu administracyjnego Spółki;
ich obowiązki i prawa funkcjonalne;
ich działania w sytuacjach awaryjnych.

Ii. Obowiązki zawodowe

Pełni funkcje Sekretarza Spółki:
Obsługa dokumentacji zarządczej:

przyjmowanie dokumentów i oświadczeń osobistych do podpisu przez Dyrektora Generalnego Spółki;
umieszczenie nadruku pieczęci urzędowej na umowach i zamówieniach;
praca ze zleceniami, instrukcjami: przygotowanie projektu, wykonanie, podpisanie, zatwierdzenie, zapoznanie się z pracownikami Spółki, rejestracja, księgowość, przechowywanie, archiwizacja akt;
praca z korespondencją przychodzącą (listy, faksy): przyjęcie, rejestracja, przekazanie adresatowi, księgowość, przechowywanie;
organizowanie odbioru korespondencji pod adresami prawnymi, pocztowymi i faktycznymi;
praca z korespondencją wychodzącą (listy, faksy): rejestracja, przesyłanie, księgowanie, przechowywanie; przygotowywanie pism od Dyrektora Generalnego i jego zastępców; wysyłanie pilnych listów;
prowadzenie i rejestracja protokołów posiedzeń i posiedzeń;
rejestracja pełnomocnictw do odbioru korespondencji, paczek i innych dóbr materialnych;
w imieniu Dyrektora Generalnego i dyrektorów działów wykonywanie prac kopiująco-powielających;
sporządzanie w imieniu Dyrektora Generalnego i dyrektorów departamentów projektów pism, wniosków i innych dokumentów związanych z działalnością Spółki jako całości;
w imieniu Dyrektora Generalnego druk materiałów urzędowych, wprowadzanie informacji do banku danych;
kompletowanie akt zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, zapewnienie ich bezpieczeństwa i archiwizacja.

Odbieranie rozmów telefonicznych i w razie potrzeby przekazywanie ich pracownikom, dla których są przeznaczone. Rejestrowanie informacji otrzymanych telefonicznie dla Dyrektora Generalnego pod jego nieobecność i zapoznawanie go z ich treścią.
Przygotowywanie posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez Dyrektora Generalnego (powiadamianie uczestników o terminie i miejscu posiedzenia, porządku obrad).
Organizacja spotkania zwiedzających i gości Spółki.
Zamawianie biletów lotniczych i kolejowych, rezerwacja hoteli.
Zapewnia żywotność biura:

zamawianie wody w razie potrzeby;
zamawianie kwartalnie artykułów papierniczych;
prenumerata czasopism;
rejestracja wniosków o opłacenie rachunków za wynajem lokali i opłat za media wynajmujących;
organizacja i kontrola przestrzegania przez pracowników Spółki instrukcji bezpieczeństwa i godzin pracy ustalonych przez administrację firmy wynajmującej.

Koordynuje i nadzoruje pracę:

kierowca (przyjmowanie wniosków o wydanie samochodu i ustalanie harmonogramu korzystania z pojazdów Spółki);
kurierzy;
środki czyszczące.

Kierownik biura, jako członek kolektywu pracowniczego, jest zobowiązany do:

sumiennie wypełniać swoje obowiązki służbowe, przestrzegać dyscypliny pracy, terminowo i dokładnie wykonywać polecenia administracji i bezpośredniego przełożonego, wykorzystywać cały czas pracy na produktywną pracę;
terminowo i jakościowo realizować zadania i zlecenia produkcyjne;
utrzymywać czystość i porządek w swoim miejscu pracy, biurze i innych pomieszczeniach, przestrzegać ustalonego trybu przechowywania dokumentów i dóbr materialnych;
efektywnie korzystać z komputerów osobistych, sprzętu biurowego i innego sprzętu, oszczędnie i racjonalnie wykorzystywać materiały, energię i inne zasoby materialne;
przestrzegać norm, przepisów i instrukcji z zakresu ochrony pracy, higieny przemysłowej, zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego;
niewykorzystywania w wystąpieniach i publikacjach w mediach informacji otrzymanych na mocy oficjalnego stanowiska, określonych w specjalnych dokumentach spółki jako tajemnica handlowa (urzędowa), których rozpowszechnienie mogłoby narazić firmę lub jej pracowników.

III. Prawa

Kierownik biura ma prawo:

Otrzymuj informacje, w tym informacje poufne, w zakresie niezbędnym do rozwiązania powierzonych zadań.
Wymagaj od wykonawców sfinalizowania dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad ich przygotowania i wykonania.
Zatwierdzanie dokumentów działalności zarządu w ramach swoich kompetencji.
Przedkładaj propozycje kierownictwu mające na celu usprawnienie ich pracy i pracy Spółki.
Wymagać od kierownictwa stworzenia normalnych warunków wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa wszystkich dokumentów powstałych w wyniku działalności Spółki.
Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.
Stosuj zachęty i nakładaj kary na pracowników podległych kierownikowi biura, po uzgodnieniu z Dyrektorem Generalnym.

IV. Odpowiedzialność

Kierownik biura odpowiada za:

Niedopełnienie i/lub niejasne, przedwczesne niedbałe wykonanie obowiązków służbowych.
Zaniedbania prowadzące do szkody materialnej dla Spółki i/lub szkody dla jej wizerunku.
Bezpieczeństwo dokumentacji, udostępnianie informacji o klauzuli „Poufne” lub „KT”.
Ignorowanie praw przewidzianych w niniejszej instrukcji.
Naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, produkcji i dyscypliny pracy.

Polecamy ciekawe artykuły Sekcja Opisy stanowisk pracy:

▪ Menedżer telefonu. Opis pracy

▪ Specjalista ds. Obsługi Konferencji. Opis pracy

▪ Serwisant. Opis pracy

Zobacz inne artykuły Sekcja Opisy stanowisk pracy.

Czytaj i pisz przydatne komentarze do tego artykułu.

<< Wstecz

Najnowsze wiadomości o nauce i technologii, nowa elektronika:

Sztuczna skóra do emulacji dotyku 15.04.2024

W świecie nowoczesnych technologii, w którym dystans staje się coraz bardziej powszechny, ważne jest utrzymywanie kontaktu i poczucia bliskości. Niedawne odkrycia w dziedzinie sztucznej skóry dokonane przez niemieckich naukowców z Uniwersytetu Saary wyznaczają nową erę wirtualnych interakcji. Niemieccy naukowcy z Uniwersytetu Saary opracowali ultracienkie folie, które mogą przenosić wrażenie dotyku na odległość. Ta najnowocześniejsza technologia zapewnia nowe możliwości wirtualnej komunikacji, szczególnie tym, którzy znajdują się daleko od swoich bliskich. Ultracienkie folie opracowane przez naukowców, o grubości zaledwie 50 mikrometrów, można wkomponować w tekstylia i nosić jak drugą skórę. Folie te działają jak czujniki rozpoznające sygnały dotykowe od mamy lub taty oraz jako elementy uruchamiające, które przekazują te ruchy dziecku. Dotyk rodziców do tkaniny aktywuje czujniki, które reagują na nacisk i odkształcają ultracienką warstwę. Ten ... >>

Żwirek dla kota Petgugu Global 15.04.2024

Opieka nad zwierzętami często może być wyzwaniem, szczególnie jeśli chodzi o utrzymanie domu w czystości. Zaprezentowano nowe, ciekawe rozwiązanie od startupu Petgugu Global, które ułatwi życie właścicielom kotów i pomoże im utrzymać w domu idealną czystość i porządek. Startup Petgugu Global zaprezentował wyjątkową toaletę dla kotów, która automatycznie spłukuje odchody, utrzymując Twój dom w czystości i świeżości. To innowacyjne urządzenie jest wyposażone w różne inteligentne czujniki, które monitorują aktywność Twojego zwierzaka w toalecie i aktywują automatyczne czyszczenie po użyciu. Urządzenie podłącza się do sieci kanalizacyjnej i zapewnia sprawne usuwanie nieczystości bez konieczności ingerencji właściciela. Dodatkowo toaleta ma dużą pojemność do spłukiwania, co czyni ją idealną dla gospodarstw domowych, w których mieszka więcej kotów. Miska na kuwetę Petgugu jest przeznaczona do stosowania z żwirkami rozpuszczalnymi w wodzie i oferuje szereg dodatkowych funkcji ... >>

Atrakcyjność troskliwych mężczyzn 14.04.2024

Od dawna panuje stereotyp, że kobiety wolą „złych chłopców”. Jednak najnowsze badania przeprowadzone przez brytyjskich naukowców z Monash University oferują nowe spojrzenie na tę kwestię. Przyjrzeli się, jak kobiety reagowały na emocjonalną odpowiedzialność mężczyzn i chęć pomagania innym. Wyniki badania mogą zmienić nasze rozumienie tego, co sprawia, że mężczyźni są atrakcyjni dla kobiet. Badanie przeprowadzone przez naukowców z Monash University prowadzi do nowych odkryć na temat atrakcyjności mężczyzn w oczach kobiet. W eksperymencie kobietom pokazywano zdjęcia mężczyzn z krótkimi historiami dotyczącymi ich zachowania w różnych sytuacjach, w tym reakcji na spotkanie z bezdomnym. Część mężczyzn ignorowała bezdomnego, inni natomiast pomagali mu, kupując mu jedzenie. Badanie wykazało, że mężczyźni, którzy okazali empatię i życzliwość, byli bardziej atrakcyjni dla kobiet w porównaniu z mężczyznami, którzy okazali empatię i życzliwość. ... >>

Przypadkowe wiadomości z Archiwum

Technologia Omnivision Nyxel do widzenia maszynowego i noktowizyjnego 11.10.2017

OmniVision wprowadził technologię Nyxel, która usprawnia czujniki bliskiej podczerwieni systemów widzenia maszynowego i noktowizora.

Połączenie innowacji w architekturze i technologii procesowej, zdaniem producenta, doprowadziło do znacznego wzrostu wydajności kwantowej czujników. Przewaga nad istniejącymi czujnikami OmniVision w tym wskaźniku sięga trzykrotnie w przypadku długości fali 850 nm i pięciokrotnie w przypadku długości fali 940 nm. Jednocześnie wartości pozostałych parametrów decydujących o wysokiej jakości obrazu pozostają niezmienione.

Wzrost wydajności kwantowej umożliwia w szczególności zmniejszenie wymagań dotyczących oświetlenia podczerwonego. Obszary zastosowania technologii Nyxel obejmują systemy nadzoru wideo, wizji maszynowej oraz autonomicznej jazdy pojazdów.

Inne ciekawe wiadomości:

▪ deszcz czekolady

▪ Panele słoneczne pracujące w nocy

▪ Nowy materiał topi się w ciemności i twardnieje w świetle.

▪ Buraki to najniebezpieczniejsze warzywo

▪ Huawei 40W 12000mAh Power Bank

Wiadomości o nauce i technologii, nowa elektronika

Ciekawe materiały z bezpłatnej biblioteki technicznej:

▪ sekcja witryny A potem pojawił się wynalazca (TRIZ). Wybór artykułu

▪ artykuł Chłopiec do bicia. Popularne wyrażenie

▪ artykuł Dlaczego północ jest na górze na mapach? Szczegółowa odpowiedź

▪ artykuł Spalone włosie. Legendy, uprawa, metody aplikacji

▪ artykuł Obliczenia turbiny wiatrowej. Encyklopedia elektroniki radiowej i elektrotechniki

▪ artykuł Przełączanie regulatora napięcia do niskonapięciowych lutownic elektrycznych, 5-14 V 2 ampery. Encyklopedia elektroniki radiowej i elektrotechniki

Zostaw swój komentarz do tego artykułu:

Wszystkie języki tej strony

Strona główna | biblioteka | Artykuły | Mapa stony | Recenzje witryn